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湖南省衡阳市人民政府办公室


衡政办函〔2008〕63号


衡阳市人民政府办公室关于印发《衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定》的通知

各县市区人民政府，市直机关各单位：
《衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定》已经市人民政府同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。
　　


二OO八年五月四日


衡阳市电子文件归档和电子档案管理的规定

第一章 总则

第一条 为了加强和规范全市电子文件的归档管理，保障电子档案的安全保管和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》、《湖南省档案管理条例》、国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）和国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》（2003年第6号令）等有关法律法规和要求，结合本市实际，制定本规定。
第二条 本规定适用于本市范围内的各级党政机关、人民团体，企事业单位，社会组织及各类经济组织（以下简称各单位）。
第三条 本规定所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，是以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理并可以在通信网络上传输的文件。电子档案是指经过鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。
第四条 市、县市区档案行政管理部门负责对本行政区域内各单位电子文件的归档与管理工作实行监督、指导和行政执法。
第五条 市、县市区国家综合档案馆要全面建成与电子政务相配套的电子文件中心，其所需经费必须列入同级财政预算，以保证电子档案的真实完整、顺畅运作、安全保管和有效利用。
第六条 电子文件形成单位应建立电子文件归档制度，保障必要投入，改善相应设施条件，指定有关部门或专人负责本单位的电子文件归档工作，将电子文件的形成、运转、收集、整理、归档、保管、利用纳入文书处理程序和相关人员的岗位责任。
第七条 凡有保存价值的电子文件，形成单位均必须按规定要求，同时向本单位档案部门和当地国家档案馆归档，并保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性。电子档案应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
第八条 各立档单位保管期限为永久、长期或30年以上的室藏档案，原有电子文件已经丢失或者没有形成电子文件，要制定计划逐步完成数字化处理，按第七条规定归档管理。
第九条 电子文件的处理和保存应当符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等情况，采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，包括网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全保证和身份识别方法等。
　　
第二章　归档范围和方式

第十条 凡是反映立档单位职能活动、具有查考利用价值的电子文件均属归档范围。主要形式有字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件及其相关软件、数据及载体等。
第十一条 运用电子计算机进行公文处理、行政管理，特别是实行无纸化办公的单位，要定期将应归档的电子文件制作脱机备份。具有10年以上保存价值的电子文件，应同时制作纸质版本一并归档。非计算机系统产生的重要归档材料，如党组织、行政会议记录等，要转换成电子文件一并存档，以便于微机全文检索。电子文件相应的机读目录、相关软件、其他说明等也要一同归档。
第十二条 电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。归档时，应充分考虑电子文件的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等技术因素。
第十三条 逻辑归档，指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
物理归档，指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
第十四条 电子文件形成单位应配备计算机和统一规定的软件，通过局域网和电子政务网，将办理完毕后的电子文件，即时向单位档案部门和当地国家档案馆逻辑归档。各单位在开展这项工作的初始阶段，归档方式主要是物理归档。
第十五条 电子文件逻辑归档的基本要求是：
（一）档案人员会同计算机系统管理人员要设定查询归档电子文件的权限；
（二）办理完毕的电子文件应由经办人及时注明标识；
（三）电子档案的物理地址存放在指定的服务器上，该服务器必须采用磁盘镜像备份措施。
第十六条 电子文件物理归档的基本要求是：
（一）办理完毕的电子文件应按规定期限进行物理归档；
（二）专用软件产生的电子文件应转换为通用型电子文件；
（三）按照立档单位纸质文件的分类方案和整理方法进行分类、整理，转存至耐久性好的载体（最好是一次写光盘）；
（四）归档的电子文件载体应标明载体编号、类别、密级、保管期限、硬件和软件环境以及是否经过查毒和杀毒处理等；
（五）经办过程中的情况随时记录在相应的文件中。
第十七条 电子文件形成单位应配备计算机和统一规定的软件，通过局域网和电子政务网，将办理完毕后的电子文件，即时向单位档案部门和当地国家档案馆逻辑归档。各单位在开展这项工作的初始阶段，归档方式主要是物理归档。
第十八条 各单位每年要定期对电子文件归档情况进行全面清理，做到及时查漏补缺，以保证电子文件归档的安全、完整。在归档时应做到及时准确、数据完整、内容真实、编目规范、帐实一致、手续清楚。原电子文件载体在完成电子文件归档后，在其形成部门须保留一年以上。
　　
第三章 检测与鉴定

第十九条 在进行电子文件归档工作时，应对归档电子文件的基本技术条件进行检测，检测内容包括：硬件环境、软件环境的有效性及其信息记录格式、有无病毒感染等。
第二十条 电子文件的鉴定工作包括：
（一）对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定，按相关规范操作；
（二）确定密级、归档范围和划定保管期限，参照国家有关纸质文件归档的有关规定执行。
第二十一条 为保证电子文件的凭证作用，归档电子文件及其载体必须通过市档案局档案鉴定机构的检测与鉴定，并添加电子水印和物理签章予以确认，对只有电子签章的电子文件，归档时应附加有法律效力的非电子签章。
第二十二条 电子文件的形成单位，应当采取可靠的安全防护技术措施，保证电子文件的真实性。从电子文件形成开始，不间断地对有关操作处理进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范要求，具有完整性。建立由网络管理和技术人员负责的电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

第四章 移交与保管

第二十三条 经检测鉴定合格的电子文件，采用耐久性好的载体制作一式多套（本单位档案部门和当地国家档案馆各二套封存保管、查阅使用，县市区属单位同时向市档案馆移交二套），连同《电子文件登记表》等表格一同移交。市、县市区档案馆负责电子文件归档检查和移交验收，凡检验不合格的，由形成部门负责重新制作。
第二十四条 归档电子文件移交前，文件形成单位和接收单位必须认真检测电子文件，并由检测人员填写《归档电子文件移交检验表》一式多份，交接各方各执一份。
第二十五条 检测人员应检验下列项目：
（一）检验载体有无划痕、是否清洁等；
（二）检测是否有病毒；
（三）核实电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；
（四）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；
（五）对特殊格式的电子文件，核实其相关软件、版本、操作手册等是否完整。
第二十六条 电子档案移交的具体方式，凡采用逻辑归档办法并已与综合档案馆实现微机联网的单位，要求将电子档案实时传输进馆；采用物理归档或采用逻辑归档但未与档案馆联网的单位，由档案馆根据实际情况确定时间定期移交。
第二十七条 档案馆（室）应定期对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。
第二十八条 对馆（室）藏电子档案，磁性载体每两年机读抽检一次，抽检率不低于40%，光盘载体每四年机读抽检一次，抽检率不低于10%，发现问题及时补救。
第二十九条 磁带、磁盘载体上的电子档案要每四年复制一次，设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，应在完整、准确有保障的前提下，同步更新复制或进行电子文件的载体转换工作，同时，原载体保留时间仍需保存四年。
第三十条 电子档案要采用专门的保护设备和保护技术手段，其载体应直立存放在防光、防尘、防磁、防潮、防有害气体的装具中，温度控制在17－20℃；相对湿度控制在35－45%。
　　
第五章 利用与销毁

第三十一条 各单位档案部门要加快实现与综合档案馆之间的微机联网，由档案行政管理部门统一文档管理软件，以利电子档案机检目录对接、全文检索，方便查询和使用。
第三十二条 市、县市区档案馆负责电子档案进馆后的统一编目、保管、开发利用。为保证电子档案的安全利用，应注意以下事项：
（一）封存的电子档案不得外借；
（二）利用时使用复制件；
（三）查阅应在许可范围，并遵守保密规定；
（四）联网利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
第三十三条 经鉴定需要销毁的电子档案，参照国家关于档案鉴定销毁与保密的有关规定执行，在办理审批手续后实施。
　　
第六章 附则

第三十四条 本规定未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。
第三十五条 本规定由衡阳市档案局负责解释。
第三十六条 本规定自发布之日起执行。